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Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung DFN-Terminplaner

 

Verantwortlicher für die Verarbeitung im Sinne des Artikels 24 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Verein zur Förderung eines Deutschen Forschungsnetzes e.V.,

Alexanderplatz 1, 10178 Berlin
E-Mail: info@dfn.de, Telefon +4930 884299 0

Einführende Beschreibung und Funktionsweise des Dienstes:

Der DFNTerminplaner ist eine Plattform zur Abstimmung, insbesondere von Terminen, auf Webservern des DFN-Vereins. Der Nutzerkreis umfasst Teilnehmer am Deutschen Forschungsnetz, welche diesen unentgeltlich nutzen können.

Eine Abstimmung wird von einer Person (im Folgenden „AutorIn“) erstellt. Der/Die AutorIn gibt anderen Personen (TeilnehmerInnen an Abstimmungen, kurz „TeilnehmerInnen“) über die Bekanntgabe eines Links die Möglichkeit, sich daran zu beteiligen und den jeweils aktuellen Stand abzurufen. Der Link wird zum Schutz gegen eine unbefugte Kenntnisnahme als URL mit zufälliger Zahlen- und Zeichenkombination generiert. Der Zugriff auf eine Abstimmung kann zusätzlich über ein Passwort geschützt werden. Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und kann über die Benutzeroberfläche des/der AutorIn jederzeit geändert werden.

Der/die AutorIn kann per Voreinstellung bestimmen, dass er/sie automatische Benachrichtigungen per E-Mail erhält, wenn:

  • er/sie selbst erfolgreich an einer Abstimmung teilgenommen hat,
  • er/sie eine neue Abstimmung erstellt hat,
  • andere an einer von ihm/ihr erstellten Abstimmung teilgenommen haben
  • bei jedem neuen Kommentar in der von ihm/ihr erstellten Abstimmung 

Weiterhin kann der der/die AutorIn per Voreinstellung bestimmen:

·       ob die E-Mail-Adressen der TeilnehmerInnen abgefragt werden sollen, um die TeilnehmerInnen einer Abstimmung leichter kontaktieren zu können

AutorInnen sollten hier jedoch darauf achten, dass solche Daten datenschutzkonform gesammelt werden (siehe dazu auch Hinweise unter „Allgemeiner Hinweis für AutorInnen“) und personenbezogen Daten von TeilnehmerInnen nur aufgrund einer spezifischen von dem/der AutorIn zu bestimmenden Rechtsgrundlage gesammelt werden.

Bitte nutzen Sie den Dienst nicht für großangelegte Umfragen oder Umfragen bei der sensitive Personendaten gesammelt werden. Dieser Dienst ist datenschutzrechtlich für simple Umfragen und Terminabstimmungen ausgelegt. Bei Fragen in diesem Zusammenhang wenden Sie sich bitte an die unten angegebene Stelle.

Allgemeiner Hinweis für AuthorInnen:

Nur MitarbeiterInnen der DFN Teilnehmerinstitutionen dürfen den Dienst als AutorInnen für die Erstellung von Umfragen und Terminen nutzen. TeilnehmerInnen können auch Personen außerhalb des DFN Nutzerkreises sein, AutorInnen müssen dann jedoch ggf. je nach den Umständen der Umfrage weitergehende datenschutzrechtliche Vorgaben bei der Erstellung einer Umfrage oder eines Termins beachten (z.B. dass bei der Verarbeitung von Daten Externer - insbesondere wenn keine sonstige Rechtsgrundlage nach Artikel 6 (1) DSGVO in Frage kommen - die explizite Einwilligung zur Datenverarbeitung im Rahmen der Umfrage vorliegt).

Autoren einer Abstimmung sind in jedem Falle verpflichtet, den jeweiligen TeilnehmerInnen ihrer Abstimmung oder Umfrage die hier beschriebenen Informationen zugänglich zu machen. Dazu kann die vom System vorgeschlagen Einladung verwendet werden.

Zweck der Verarbeitung

Personenbezogene Daten von AutorInnen

Bei der Nutzung des Dienstes angegebene personenbezogenen Daten sind zur Erfüllung eines (Nutzungs-)Vertrags (Artikel 6 (1) b) DSGVO) zwischen den Teilnehmerinstitutionen des Deutschen Forschungsnetzwerks und dem DFN-Verein erforderlich.

Die bei der Erstellung einer Abstimmung abgefragten Daten sind zur eindeutigen Identifizierung der Abstimmung und der/des jeweiligen AutorIn sowie zur Abgrenzung zu anderen Terminen mit gleichem Namen oder gleichem/gleicher AutorIn zwingend notwendig. Weiterhin werden diese Daten zur Missbrauchsbekämpfung und zur ggf. notwendigen Kontaktaufnahme bei Problemen genutzt.

Personenbezogene Daten von TeilnehmerInnen.

Die Angabe von personenbezogenen Daten von TeilnehmerInnen erfolgt freiwillig gegenüber dem/der AutorIn. Abhängig von der Ausgestaltung der Abstimmung durch den/die AutorIn liegen der Verarbeitung dieser Daten durch den DFN-Verein verschiedene Rechtsgrundlagen zugrunde:

·       Bei einer anonymen Abstimmung ist aufgrund des Fehlens von personenbezogenen Daten der TeilnehmerInnen keine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten notwendig.

·       Wenn personenbezogene Daten von anderen Mitgliedern der Teilnehmerinstitutionen abgefragt werden, so ist hier die Vertragserfüllung nach Art. 6 (1) b) DSGVO Rechtsgrundlage der Verarbeitung.

·       Sofern  Externe, nicht zum Teilnehmerkreis des DFN gehörende an einer  Abstimmung/Umfrage teilnehmen, so hat der/die AutorIn sicherzustellen, dass Daten aufgrund einer Einwilligung dieser Externen nach Art. 6 (1) a) DSGVO verarbeitet werden dürfen.

Allgemeine datenschutzrechtliche Informationen zum DFNTerminplaner

Löschfristen: 60 Tage nach dem von dem/der AutorIn festgelegten Ende der Abstimmung werden alle Daten endgültig vom Webserver gelöscht.

Weitere Daten: Es werden durch den DFN-Verein technische Daten zur Sicherstellung der Integrität und Sicherheit der Systeme erhoben. Folgende Protokolldaten werden dabei zur Wahrung berechtigter Interessen (Sicherheit der Systeme und Erfüllung des Artikels 32 DSGVO) gemäß Art. 6 (1) f) DSGVO erhoben:

  • verkürzte IP-Adresse (bei IPv4 werden die letzten beiden Bytes durch .0 und bei IPv6 die letzten 10 Bytes durch :: . ersetzt)
  • Datum
  • Uhrzeit
  • URL und übertragende Datenmenge
  • Statuscode
  • zugreifender Webbrowser (sofern vom Client übermittelt)
  • Referrer

Eine Identifizierung eines/einer bestimmten Betroffenen aus diesen Daten ist aufgrund der verkürzten IP Daten nahezu unmöglich. Daher überwiegen hier bei der nach Artikel 6 (1) f) notwendigen Abwägung Sicherheitsinteressen des DFN-Vereins.

Darüber hinaus werden keine weiteren Daten (z.B. Nutzungsdaten) erhoben.

Empfänger der Daten

Personenbezogene Daten des/der AutorInnen und die im Rahmen der Abstimmung eingegebenen Daten der TeilnehmerInnen können von speziell Betrauten, dem Dienst zugewiesenen Mitarbeitern des DFN-Vereins insbesondere zur Bearbeitung von Supportanfragen oder zur Abwehr von missbräuchlicher Nutzung des Dienstes eingesehen werden.

Hinweise zum Umgang mit Cookies:

Ein Cookie wird nur gesetzt, wenn der NutzerInnen dies in den Einstellungen seines Browsers zulässt und dies zur Durchführung der Terminabstimmung notwendig ist. Ein Sitzungscookie erlaubt NutzerInnen des Terminplaners die Teilnahme an einer andauernden Terminabstimmung und die Änderung ihrer eigenen bisherigen Eingaben. Das Sitzungscookie, das für Änderungen von Angaben einer laufenden Terminabstimmung notwendig ist, wird nach dem Schließen des Browsers gelöscht.

Rechte betroffener Personen nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung:

Art. 15 DSGVO räumt ein Auskunftsrecht ein für Betroffene ein. Diese können darüber Auskunft über das Vorliegen einer Datenverarbeitung ihrer Daten und -sofern Daten vorliegend - Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten verlangen.

Art. 16 DSGVO eröffnet das Recht, fehlerhafte oder im Rahmen des Zwecks der Datenverarbeitung unvollständig vorliegende Daten zu korrigieren bzw. zu ergänzen.

Art. 17 Abs. 1 DSGVO statuiert - mit bestimmten Ausnahmen - das Recht, die Löschung von Daten zu verlangen. Art. 17 Abs. 2 DSGVO regelt ein „Recht auf Vergessenwerden“, wenn die verantwortliche Stelle die zu löschenden Daten öffentlich gemacht hat.

In bestimmten Fällen kann nach Art. 18 DSGVO auch die Einschränkung der Verarbeitung verlangt werden – zum Beispiel, wenn die betroffene Person Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt und diese Daten anderenfalls überschrieben, gelöscht oder anderweitig nicht mehr verfügbar werden würden.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO gibt unter bestimmten Voraussetzungen einen Anspruch, eine Kopie von personenbezogenen Daten in einem üblichen und maschinenlesbaren Dateiformat zu erhalten.

Nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO hat der Betroffene aus bestimmten dort beschriebenen Gründen ein Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. e (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse) oder f (Wahrung eines berechtigten Interesses) DSGVO erhoben wurden.

Nach Art. 77 DS-GVO hat jede betroffene Person das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

 

Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten im DFN-Verein:

Verein zur Förderung eines Deutschen Forschungsnetzes e.V.,
Datenschutzbeauftragter
Alexanderplatz 1, 10178 Berlin,
E-Mail: datenschutz@dfn.de, Telefon: +4930 884299 9103

     aktualisiert am: 28.01.2020 |