Gut aufgestellt – die neuen DFN-Rahmenverträge für Web- & Videokonferenzen

Die Auswahl an Web- und Videokonferenzsystemen wächst – und mit ihr die Anforderungen. Seit dem 1. März 2026 können teilnehmende Einrichtungen im Wissenschaftsnetz die neuen Rahmenverträge für cloudbasierte Web und Videokonferenzdienste abrufen. Sie bieten Orientierung, stellen Einrichtungen aber auch vor strategische Entscheidungen. Ein Überblick über Anbieter, Unterschiede und Auswahlkriterien.

29. Juli 2026

In Forschung und Lehre sind cloudbasierte Web- und Videokonferenzsysteme längst zur Selbstverständlichkeit geworden – und die Rahmenverträge des DFN-Vereins mittlerweile ein Klassiker. Bereits 2021 reagierte der DFN-Verein mit einer ersten Ausschreibung auf die schlagartig gestiegene Nachfrage und die Erfahrungen aus der damaligen Umstellung auf digitale Arbeits- und Lehrformate. Was damals als schnelle Antwort auf eine akute Situation begann, hat sich inzwischen als dauerhafter Service für am Wissenschaftsnetz teilnehmende Einrichtungen verstetigt und ist fester Bestandteil des digitalen Arbeitsalltags.

Mit der erfolgreich abgeschlossenen europaweiten Neuausschreibung der Rahmenverträge stehen seit dem 1. März 2026 innovative Produkte und attraktive Angebote zur Verfügung, die den ungebrochen hohen Bedarf an hybriden Formaten, virtueller Projektarbeit und standortübergreifender Zusammenarbeit zuverlässig unterstützen. Mit den neuen Rahmenverträgen können DFN-Teilnehmer nun wieder bequem auf eine kuratierte Auswahl zugreifen, ohne selbst ausschreiben zu müssen. Darüber hinaus ist die Lizenzbestellung noch einfacher geworden: Das automatisierte Auswahl-Tool des Videoconference & Collaboration Centers (VCC) im DFN-Verein hilft dabei, den umfangreichen und detaillierten Anforderungskatalog nach priorisierten Kategorien zu filtern.

Die zehn Provider der Videodienste im Überblick

Mit jetzt insgesamt zehn Providern konnte die Vielfalt an Produkten noch einmal vergrößert werden. Neben den vier bewährten Diensten Zoom X (Telekom Deutschland GmbH), Cisco Webex (Deutsche Telekom Business Solutions GmbH), Microsoft Teams (DrVis Software GmbH) und BigBlueButton (Infra.run Service GmbH) aus den vorherigen Rahmenverträgen, sind nun sechs Neuzugänge am Start – darunter auch Produkte europäischer Hersteller: alfaview (alfaview GmbH), edudip (edudip GmbH), fairmeeting (fairkom Gesellschaft), meedio (Meedio GmbH), Rainbow (PKE Mediacom GmbH) sowie visavid (Auctores GmbH).

Die Rahmenverträge haben eine Laufzeit von 24 Monaten und können über zwei Verlängerungsoptionen um jeweils zwölf Monate erweitert werden. Insgesamt ist so eine Vertragslaufzeit von bis zu 48 Monaten möglich.

Anforderungen und Unterschiede: worauf es bei der Auswahl ankommt

Aufgrund stetiger Neuentwicklungen im Bereich cloudbasierter Videosysteme – etwa bei Barrierefreiheit und KI-Integration – sowie aktueller gesetzlicher Änderungen erarbeitete das DFN-Cloud-Team die Anforderungen für die Neuausschreibung gemeinsam mit der Arbeitsgruppe VIKTAS (Videokommunikationstechnologien und ihre Anwendungsszenarien) der Deutschen Initiative für Netzwerkinformation e. V. (DINI) sowie dem Arbeitskreis Medienkonzepte und Technologien der Zentren für Kommunikation und Informationsverarbeitung in Lehre und Forschung e. V. (ZKI).

Mit der wachsenden Zahl an Rahmenverträgen wird die Auswahl für ein passendes Angebot außerdem zunehmend komplexer. Da alle Anbieter die definierten Mindestanforderungen erfüllen, reicht ein reiner Preisvergleich für eine belastbare Entscheidung nicht aus. Entscheidend sind die Unterschiede in Qualität, Funktionsumfang und strategischer Ausrichtung der Dienste.

Als zentrale Orientierung dient der umfangreiche Anforderungskatalog der Ausschreibung, der insgesamt 129 Fragen umfasst. Aufbauend auf der ersten Ausschreibung wurden zusätzliche Themenfelder aufgenommen – darunter digitale Resilienz, KI, digitale Souveränität, hybride Raumtechnologien und weitergehende Anforderungen an die Barrierefreiheit. Letztere haben an Bedeutung gewonnen: Das merkt man besonders bei den Funktionen KI-gestützter Transkription, die für höreingeschränkte Personen einen deutlichen Mehrwert bieten.

Einige Themenfelder lassen sich jedoch nicht ohne Weiteres in feste Standards übersetzen. Das zeigt sich insbesondere beim Thema digitale Souveränität. Hier geht es um transparente digitale Lieferketten, nachvollziehbare Datenverarbeitung, offene Schnittstellen und eine möglichst geringe Abhängigkeit von einzelnen Anbietern. Während einige Anbieter konsequent auf Open-Source-Modelle und nachvollziehbare Entwicklungsprozesse setzen, verweisen andere stärker auf etablierte IT-Sicherheits- und Data-Compliance-Ansätze.

Die meisten Anbieter führen nach eigenen Angaben mindestens einmal jährlich entsprechende Übungen durch. Für Einrichtungen bedeutet das: Die Wahl eines Angebots ist nicht nur eine Preisfrage, sondern eine strategische Entscheidung – abhängig davon, welche Prioritäten gesetzt werden in puncto Integrationsfähigkeit, Barrierefreiheit, Sicherheitsniveau oder zusätzlicher Services.

Konkrete Beispiele aus den Rahmenverträgen

Die Unterschiede zwischen den Angeboten zeigen sich besonders deutlich, wenn man konkrete Umsetzungen betrachtet. So positioniert sich beispielsweise BigBlueButton klar im Open-Source-Umfeld. Der Anbieter argumentiert nicht allein mit dem Standort Deutschland, sondern verweist auf sein weltweites Engagement in der Open-Source-Community sowie auf einen vollständig offenen Hosting-Stack. Damit rückt weniger der geografische Standort als vielmehr die Transparenz und Offenheit der gesamten Software-Lieferkette in den Mittelpunkt.

In eine ähnliche Richtung argumentiert fairkom. Das Unternehmen setzt ebenfalls auf Open-Source-Software und betont darüber hinaus die Unterstützung föderierter Identitätsinfrastrukturen wie der DFN-AAI sowie deren Einbindung in internationale Föderationen im Umfeld der GÉANT Association, wodurch eine herstellerunabhängige und verteilte Anmeldung ermöglicht wird.

Anbieter proprietärer Plattformen verfolgen einen anderen Ansatz. So verweist beispielsweise DrVis Software GmbH – Anbieter von Microsoft Teams – auf die sogenannte EU Data Boundary, die eine Datenverarbeitung innerhalb der Europäischen Union ermöglichen soll. Dieser Ansatz adressiert zentrale Datenschutzanforderungen, trifft jedoch keine unmittelbaren Aussagen zur Offenheit von Software-Lieferketten oder zur langfristigen technologischen Unabhängigkeit.

Auch bei ergänzenden Services zeigen sich Unterschiede. So bietet die Telekom Deutschland GmbH neben der Bereitstellung der Plattform auch Dienstleistungen zur professionellen Produktion von Webinaren an – ein Angebot, das insbesondere für Einrichtungen mit starkem Fokus auf digitale Lehre interessant sein kann und interne Ressourcen entlastet.

Darüber hinaus kann auch die medientechnische Ausstattung ein entscheidender Faktor sein. Über das Portfolio der Deutschen Telekom Business Solutions GmbH besteht beispielsweise Zugang zu Hardware-Lösungen der Cisco Systems GmbH.

Innovation und Weiterentwicklung während der Laufzeit

Ungeachtet der vergleichsweise langen Laufzeit von bis zu vier Jahren bleibt der Markt für cloudbasierte Kommunikationsdienste stark in Bewegung. Neue Funktionen, Sicherheitsanforderungen und Integrationsmöglichkeiten entstehen in kurzen Entwicklungszyklen. Deshalb ist ein kontinuierlicher Austausch zwischen Anbietern und dem DFN-Verein ein wichtiger Bestandteil der Zusammenarbeit. Regelmäßige Abstimmungen sorgen hier dafür, dass technische Neuerungen frühzeitig aufgegriffen werden und die eingesetzten Dienste auch während der Vertragslaufzeit auf dem aktuellen Stand bleiben.

So sichern die Rahmenverträge nicht nur rechtlich ab, sondern ermöglichen technologische Weiterentwicklung. Konkret profitieren Einrichtungen während der Laufzeit unter anderem durch:

SaaS-Modelle mit kontinuierlicher Weiterentwicklung:

• Updates, neue Funktionen und Sicherheitsverbesserungen werden direkt in die bestehenden Dienste integriert – ohne dass eine neue Beschaffung erforderlich ist.
• zukunftssichere Leistungskataloge: Neue Module und Funktionen können innerhalb des vereinbarten
  Leistungsrahmens ergänzt werden.
• aktualisierte Sicherheits- und Datenschutzstandards: Anpassungen an regulatorische oder technische Anforderungen werden kontinuierlich berücksichtigt.
• flexible Skalierung: Nutzungsumfang und Kapazitäten lassen sich bedarfsgerecht anpassen.

Neue Vorgehensweise beim Bezug

Die größte Neuerung bei der Nutzung der neuen Rahmenverträge betrifft die Bestellgrundlage: Künftig erfolgt die Beauftragung auf Basis von EVB-IT Cloud. Im Vergleich zu den zuvor genutzten EVB-IT-Systemen ist dieses Vertragswerk deutlich kompakter und damit einfacher zu handhaben. Die Vertragsunterlagen werden von den Anbietern in der Regel bereits vorausgefüllt bereitgestellt. Für Einrichtungen reduziert sich der Aufwand damit auf wenige Angaben – etwa zur Anzahl der Lizenzen, zur Laufzeit und zum Starttermin. Dennoch kann die Umstellung Anpassungen in den internen Beschaffungsprozessen der Einrichtungen erforderlich machen.

Neu ist außerdem eine automatische Verlängerungsoption: Sofern der Vertrag nicht spätestens drei Monate vor Ablauf gekündigt wird, verlängert er sich automatisch. Diese sogenannte „Auto-Renewal“-Regelung soll Planungssicherheit schaffen und Unterbrechungen in der Leistungserbringung vermeiden. Gleichzeitig erfordert sie jedoch, dass Einrichtungen Laufzeiten aktiv im Blick behalten – etwa durch ein bewusst gesetztes Enddatum oder entsprechende Erinnerungen.

Alternative Lizenzmodelle prüfen lohnt sich

Der Blick in die Preislisten zeigt: Ein direkter Vergleich der Angebote ist nicht immer einfach. Insbesondere Anbieter, die zunächst mit geringeren Abrufmengen rechnen, liegen in den kleineren Mengenstaffeln teilweise über den Preisen etablierter Anbieter. Gleichzeitig haben alle Rahmenvertragspartner angekündigt, flexible Lizenzmodelle anzubieten – darunter beispielsweise spezielle Education Bundles für Hochschulen
und Forschungseinrichtungen.

Hinzu kommt: Einige Anbieter haben bereits signalisiert, zu Beginn der Rahmenvertragslaufzeit mit besonderen Preisaktionen in den Markt zu gehen. Es kann sich daher lohnen, gezielt nach alternativen Lizenzmodellen oder aktuellen Aktionen zu fragen.

Für Einrichtungen, die einen Wechsel zwischen Anbietern in Betracht ziehen, eröffnen sich zusätzliche Einsparpotenziale, die ihren Haushalt entlasten können. Die angebotenen Systeme ähneln sich in Funktionsumfang und Bedienlogik häufig stark, sodass ein Wechsel in der Praxis meist mit überschaubarem Aufwand möglich ist.

Fazit

Die neuen Rahmenverträge bieten eine breite Auswahl leistungsfähiger Web- und Videokonferenzlösungen. Gleichzeitig zeigt sich: Die Wahl eines Systems ist heute mehr als eine reine Preisentscheidung. Unterschiede in Architektur,Interoperabilität, Integration, Nachnutzung, Sicherheit und ergänzenden Services machen eine bewusste, strategische Auswahl notwendig.

Ein wichtiger Schritt dabei ist der direkte Austausch mit den Anbietern. Alle Rahmenvertragspartner haben signalisiert, weiterführende Informationen bereitzustellen und individuelle Fragen beispielsweise in den vom DFN-Verein organisierten Provider-Webinaren zu beantworten. Zudem stehen Testzugänge zur Verfügung – eine gute Möglichkeit, Funktionen, Bedienbarkeit und Integration in der Praxis zu prüfen und die Auswahl belastbar zu begründen.

Außerdem gilt: Videokonferenzsysteme sind mittlerweile Alltagswerkzeuge geworden. Für übertriebene Markentreue gibt es wenig Anlass. Die hohe Beliebtheit eines Angebots in früheren Rahmenverträgen ist kein ausreichendes Auswahlkriterium. Entscheidend sind Qualität, Service und Verlässlichkeit über den gesamten Lebenszyklus hinweg.

Diese Qualitätsmaßstäbe gelten sowohl für die Funktionalität einer Software und für die Übertragungsgüte von Audio- und Videodaten als auch für die zeitnahe Bereitstellung relevanter Dokumente des Datenschutzes und die pünktliche Zuarbeit von Nutzungsberichten. Der gesamte Dienstlebenszyklus – von der vertrieblichen Unterstützung bei der Produktauswahl über die Inbetriebnahme in einer Einrichtung bis zum möglichen Providerwechsel – muss in diese Qualitätsbetrachtung einfließen.

Wer die Entscheidung aktiv gestaltet, Angebote kritisch vergleicht und Entwicklungen kontinuierlich verfolgt, legt damit die Grundlage für eine langfristig tragfähige und zukunftssichere Kommunikationslösung.