Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 12 Abs. 1 Satz 1 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Diese Datenschutzinformation informiert Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die wir im Zusammenhang mit der Teilnahme an der Veranstaltung (DFN-Betriebstagung) des Vereins zur Förderung eines Deutschen Forschungsnetzes e.V. (DFN-Verein) verarbeiten. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist Datenschutzbeauftragter?

Kontaktdaten des Verantwortlichen
Verein zur Förderung eines Deutschen Forschungsnetzes e.V.
Alexanderplatz 1, 10178 Berlin
E-Mail: dfn-verein@dfn.de
Telefon: +49 30 884299 0

Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten
Verein zur Förderung eines Deutschen Forschungsnetzes e.V.,
Datenschutzbeauftragte
Alexanderplatz 1, 10178 Berlin,
E-Mail: datenschutz@dfn.de
Tel.: +4930 884299 9103

2. Verarbeitung personenbezogener Daten und Zwecke der Verarbeitung

Im Rahmen der Anmeldung zur Veranstaltung erheben wir die folgenden Daten:

  • Stammdaten (Vorname und Name, Anrede bzw. Titel),
  • Institution und Anschrift,
  • Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail-Adresse),
  • Teilnehmer Option,
  • Sofern ein Übernachtungswunsch besteht, Ihre An- und Abreisedaten.

a.) Veranstaltungsanmeldung

Die Datenverarbeitung dient der Organisation und Durchführung der von uns initiierten Veranstaltung. Die Verarbeitung Ihrer Angaben erfolgt, um Sie als Teilnehmer der Veranstaltung identifizieren zu können, zur Reservierung des Teilnahmeplatzes und um Namensschilder und Teilnahmelisten erstellen zu können.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage und ist nach Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO zu den genannten Zwecken für die Erfüllung des Vertrages bzw. zur Durchführung der Veranstaltung, zu der Sie sich angemeldet haben.

b.) Online Anmeldung

Sofern Sie sich über das Online-Formular auf unserer Website angemeldet haben, beachten Sie bitte auch unsere Datenschutzinformation, in der Sie darüber aufgeklärt werden, welche Daten bereits beim Besuch unserer Website erhoben und verarbeitet werden.

c.) Übernachtungsanmeldung

Sofern Sie uns zu einem Übernachtungswunsch Ihre Einwilligung zur Weitergabe der Daten an das Hotel erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO gegeben.

d.) Fotoaufnahmen

Um die Veranstaltung bildlich zu dokumentieren, werden während der Veranstaltung Fotoaufnahmen angefertigt. Diese werden zum Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit, zur internen Berichterstattung und in den Publikationen des DFN-Vereins verwendet. Die Datenverarbeitung erfolgt aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO und ist insbesondere erforderlich, da ein berechtigtes Interesse des DFN-Vereins überwiegt, die Veranstaltungsaktivitäten des Vereins bildlich zu dokumentieren und entsprechend zu informieren.  Ein überwiegendes Interesse der Betroffenen ist nicht erkennbar, auch da die Teilnehmer zu keinem Zeitpunkt in einem „unvorteilhaften Licht“ fotografiert werden.

3. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Der DFN-Verein speichert Ihre personenbezogenen Daten (insbesondere Anrede, Name, E-Mail-Adresse, etc.) für das Einladungs- und Teilnahmemanagement. Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Außerdem werden Ihre Daten gelöscht, wenn Sie von Ihrem Widerrufs- bzw. Widerspruchsrecht Gebrauch machen. Durch unser Löschkonzept mit regelmäßigen Prüfungen der Datenbestände stellen wir die fristgerechte Löschung sicher.

 4. Wer bekommt Ihre Daten?

Innerhalb des DFN-Vereins erhalten nur diejenigen Personen und Stellen Ihre personenbezogenen Daten, die mit der Organisation bzw. Durchführung der Veranstaltung und der Öffentlichkeitsarbeit befasst sind.

Darüber hinaus geben wir Ihre Daten nur an Dritte weiter, wenn Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO erteilt haben oder für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

5. Welche Rechte können Sie als Betroffener geltend machen?

Art. 15 DSGVO regelt das Auskunftsrecht von Betroffenen und gibt Ihnen die Möglichkeit, vom DFN-Verein eine Bestätigung zu verlangen, ob Ihre personenbezogenen Daten von uns verarbeitet werden. Sofern Ihre personenbezogenen Daten bei uns vorliegen, können Sie weiterhin Information zum Verarbeitungszweck, zu deren Herkunft und Empfängern beim DFN-Verein, der Speicherdauer und Details (insbesondere Datenkategorien) zu den von Ihnen vorliegenden Daten verlangen.

Art. 16 DSGVO eröffnet das Recht, die Berichtigung sowie im Hinblick auf den Zweck die Vervollständigung sie betreffender unzutreffender personenbezogener Daten zu verlangen.

Art. 17 Abs. 1 DSGVO statuiert – mit bestimmten Ausnahmen – das Recht, die Löschung von Daten zu verlangen. Art. 17 Abs. 2 DSGVO regelt ein „Recht auf Vergessenwerden“, wenn die verantwortliche Stelle die zu löschenden Daten öffentlich gemacht hat.

In bestimmten Fällen kann nach Art. 18 DSGVO auch die Einschränkung der Verarbeitung verlangt werden – zum Beispiel, wenn der Verantwortliche die Daten nicht mehr, die betroffene Person sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO gibt unter bestimmten Voraussetzungen einen Anspruch, eine Kopie von personenbezogenen Daten in einem üblichen und maschinenlesbaren Dateiformat zu erhalten.

Nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO hat der Betroffene aus bestimmten Gründen ein Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder f) DSGVO erfolgt.

Nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO haben Sie das Recht Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung erfolgte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.

Nach Art. 77 DSGVO hat jede betroffene Person das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.